黑龙江省勘察设计协会印章、文件管理制度

黑龙江省勘察设计协会印章、文件管理制度

为确保本协会各项工作规范、高效、优质完成,依据《黑龙江省促进行业协会发展规定》和《黑龙江省勘察设计协会章程》，制定本制度。
　　一、协会办公室是印章、文件管理的责任部门，办公室主要负责人是协会印章、文件管理的责任人，办公室依照本管理制度履行职责。
　　二、办公室行文使用一个文号，即“黑勘设协”。“黑勘设协”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件。用该文号形成正式文件后，需加盖协会印章并生效。
　　三、各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。办公室对文件负责审核，报请秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
　　四、行文执行登记制度，由办公室专人负责。
　　五、各会员单位及相关部门的来文、来函或网上下载的各类文件，由办公室负责接收、登记、呈批和归档。
　　六、根据来文、来函的保密等级报请协会秘书长阅批。
　　七、每年协会和办公室行文、收文应在当年年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
　　八、协会印章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
　　九、办公室负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
　　十、“黑龙江省勘察设计协会”印章的使用，由协会秘书长审批。
　　十一、印章保管人员要确保在受控的情况下使用印章，并不得带离协会办公场所。
　　十二、协会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经秘书长批准后开具，并留底备查。